0
Blog

Tổng quan business analysis là gì

04/01/2021

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ đưa bạn qua quy trình business analysis có thể áp dụng cho cộng đồng IT cũng như bất kỳ môi trường làm việc hoặc quy mô dự án nào.

Nếu bạn được giao một dự án mới và muốn tỏa sáng với tư cách là business analysis, có nhiều công cụ và kỹ thuật khác nhau mà bạn cần xem xét. Bạn có thể tự hỏi điều gì được mong đợi ở bạn, những gì bạn được giao và làm thế nào bạn có thể đảm bảo thành công trong dự án trong tầm tay.

Mặc dù nó có thể là một vị trí đầy áp lực, nhưng có một số bước quan trọng cần tuân theo để đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ với các sai sót nhỏ nhất.

122-tong quan ba

Business analysis là gì?

Business analysis là kỹ thuật xác định nhu cầu kinh doanh, xem xét chúng và tìm giải pháp cho các vấn đề khác nhau liên quan đến kinh doanh. Quy trình này còn được hiểu là một tập hợp các kỹ thuật và nhiệm vụ hoạt động như một liên kết với các bên liên quan, giúp họ hiểu được cấu trúc tổng thể của tổ chức, cũng như hoạt động và các chính sách chung.

Bằng cách tập trung vào các quy trình business analysis thành công, bạn có thể hiểu rõ hơn cách tổ chức của mình hoạt động, xác định nhu cầu kinh doanh và phát triển các giải pháp để đáp ứng những nhu cầu này. Các nhà business analysis chuyên nghiệp rất quan trọng đối với bất kỳ công ty nào vì họ có thể chia bức tranh lớn toàn cảnh thành các phần nhỏ hơn, dễ quản lý hơn, cho phép bạn xác định số lượng tài nguyên cần được phân bổ trong các tình huống khác nhau.

Business analysis bao gồm việc xác định các nguồn lực mà tổ chức cần để cung cấp các sản phẩm cần thiết và mang lại giá trị cho các cổ đông bên ngoài. Điều này có thể được thực hiện bằng cách hiểu các mục tiêu của tổ chức kết nối với mục tiêu cụ thể của dự án.

Người làm business analysis sẽ phân tích và tổng hợp tất cả thông tin được cung cấp bởi nhiều người tương tác với tổ chức. Tất cả các giám đốc điều hành, nhân viên, chuyên gia CNTT và khách hàng sẽ gửi thông tin này. Sau đó, nhà phân tích sử dụng thông tin này để xác định các lĩnh vực và cho phép thay đổi để đáp ứng và mang lại giá trị cho các bên liên quan.

Tại sao sử dụng Business analysis?

Business analysis đã hết lần này đến lần khác chứng minh là một công cụ cực kỳ hữu ích trong bất kỳ tổ chức nào. Cho dù họ đang xây dựng chiến lược, thu thập feedback hay tạo và ghi lại các yêu cầu, một nhà business analysis có kỹ năng cao là không thể thiếu đối với bất kỳ doanh nghiệp nào.

Tuy nhiên, đây không phải là tất cả những gì họ làm. Với các công cụ phù hợp, một nhà business analysis có thể cung cấp nhiều kỹ năng hữu ích khác nhau trong suốt vòng đời của một dự án và không giới hạn ở các yêu cầu ban đầu. Những chuyên gia có tay nghề cao này có thể thu hẹp khoảng cách giữa nhân viên CNTT và nhân viên kinh doanh, đảm bảo mọi người luôn ở cùng một quan điểm về nhu cầu kinh doanh.

5 lý do chính tại sao business analysis hữu ích trong bất kỳ công ty hoặc tổ chức nào:

  1. Nó cho phép bạn hiểu đầy đủ về cấu trúc và động lực của tổ chức hoặc công ty
  2. Nó giúp xác định các vấn đề hiện tại và hiểu chúng tốt hơn để bạn có thể tìm ra các giải pháp phù hợp
  3. Nó cho phép bạn xác định các tiềm năng cải tiến và có thể đề xuất các giải pháp có thể giúp tổ chức của bạn đạt được các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn
  4. Nó giúp bạn xác định và dễ dàng nói rõ sự cần thiết của những thay đổi nhất định
  5. Nó giúp tối đa hóa giá trị mà một tổ chức mang lại cho các bên liên quan

Quy trình business analysis

Theo truyền thống, có 8 bước cần tuân theo để business analysis thành công như sau:

  1. Định hướng tốt

Đôi khi các nhà phân tích chỉ có thể tham gia khi dự án đã được tiến hành. Vì lý do này, bắt buộc phải cho nhà phân tích của bạn một thời gian để định hướng đúng đắn. Điều này cho phép họ làm rõ phạm vi, yêu cầu tổng thể và mục tiêu kinh doanh. Thu thập thông tin cơ bản là chìa khóa trước khi bắt đầu bất kỳ phân tích sâu hơn nào.

Các nhiệm vụ sau đây phải là trọng tâm chính trong bước này:

  •   Vạch ra và làm rõ vai trò của bạn với tư cách là nhà business analysis
  •    Xác định chính xác những bên liên quan chính là ai
  •    Hiểu rõ về dự án và lịch sử dự án
  •    Hiểu các hệ thống và quy trình hiện có tại chỗ
  1. Xác định các Mục tiêu Chính của Doanh nghiệp

Phần lớn các quy trình business analysis bắt đầu với việc xác định phạm vi. Bắt buộc phải hiểu nhu cầu tổng thể của doanh nghiệp trước khi xác định phạm vi của dự án thực tế.

Các trách nhiệm trong bước này như sau:

  • Xác định kỳ vọng chính của các bên liên quan
  • Hợp nhất mọi kỳ vọng mâu thuẫn và tạo ra sự hiểu biết chung về các mục tiêu
  • Đảm bảo rằng tất cả các mục tiêu kinh doanh đều rõ ràng và có thể đạt được
  • Đảm bảo các mục tiêu kinh doanh tạo tiền đề cho việc xác định phạm vi thành công
  1. Xác định Phạm vi

Điều quan trọng là xác định một scope đầy đủ và rõ ràng như một phạm vi. Phạm vi này sẽ đóng vai trò là khái niệm chính trong tương lai, giúp nhóm hiểu và nhận ra chính xác những gì doanh nghiệp cần. Điều quan trọng cần lưu ý là phạm vi không phải là một kế hoạch thực hiện, nó chỉ đơn thuần là một hướng dẫn chi tiết tất cả các bước của quy trình phân tích hoạt động kinh doanh.

Các trách nhiệm chính trong giai đoạn này là:

  • Xác định một phương pháp giải pháp giúp bạn tìm ra bản chất và mức độ của những thay đổi về quy trình và công nghệ cần được thực hiện
  • Soạn thảo một tuyên bố rõ ràng về phạm vi của bạn và xem xét nó với các bên liên quan
  • Xác nhận trường hợp kinh doanh

122-ba model

  1. Tạo bản kế hoạch kinh doanh của bạn

Kế hoạch kinh doanh nhằm giúp cung cấp sự rõ ràng cho quá trình phân tích tổng thể hoạt động kinh doanh. Kế hoạch này nên trả lời một số câu hỏi chính.

Các trách nhiệm chính trong giai đoạn này là:

  • Lựa chọn các hình thức phân phối phù hợp nhất
  • Xác định danh sách cụ thể các sản phẩm được giao, bao gồm phạm vi và xác định các bên liên quan
  • Tạo tiến trình hoàn thành các sản phẩm đã thống nhất
  1. Xác định và Lập chi tiết các Yêu cầu

Điều quan trọng là phải có các yêu cầu rõ ràng và có thể hành động. Các yêu cầu chi tiết sẽ giúp cung cấp cho nhóm thực hiện tất cả thông tin họ cần để tìm ra giải pháp khả dụng.

Các trách nhiệm chính trong giai đoạn này là:

  •    Thu thập và đối chiếu thông tin
  •    Phân tích thông tin và sử dụng nó để tạo bản nháp đầu tiên
  •    Xem xét và xác thực các sản phẩm đã đặt ra
  •    Đặt câu hỏi để lấp đầy khoảng trống
  1. Hỗ trợ triển khai kỹ thuật

Nhóm thực hiện kỹ thuật chịu trách nhiệm xây dựng, tùy chỉnh và triển khai phần mềm trên một dự án. Nhiệm vụ của họ bao gồm:

  • Đánh giá và xem xét giải pháp cuối cùng
  • Cập nhật tài liệu yêu cầu
  • Làm việc với các chuyên gia đảm bảo chất lượng, đảm bảo họ biết tầm quan trọng của các yêu cầu kỹ thuật
  • Quản lý các thay đổi yêu cầu
  • Kiểm tra chấp nhận người dùng hàng đầu nếu có thể
  1. Giúp Công ty Áp dụng Giải pháp

Bước cuối cùng này rất quan trọng để hỗ trợ doanh nghiệp. Mục đích là để đảm bảo rằng tất cả các thành viên sẵn sàng chấp nhận bất kỳ thay đổi nào.

Các bước chính trong giai đoạn này là:

  • Phân tích và phát triển tài liệu thủ tục kinh doanh tạm thời, nêu rõ những thay đổi nào cần thực hiện
  • Đào tạo người dùng cuối, đảm bảo họ hiểu tất cả các quy trình và thay đổi thủ tục
  • Hợp tác chặt chẽ với người dùng doanh nghiệp
  1. Đánh giá Giá trị do Giải pháp tạo ra

Trong suốt quá trình này, có một số bước chính liên quan đến các chi tiết và kết quả kinh doanh lớn đang được thảo luận. Các mối quan hệ được xây dựng khi các vấn đề được giải quyết và các thay đổi được thực hiện. Điều quan trọng là đánh giá giá trị do giải pháp tạo ra.

Các trách nhiệm chính trong bước này là:

  • Đánh giá tiến độ thực tế
  • Thông báo cho nhà tài trợ dự án, nhóm và các thành viên khác của công ty về kết quả
  • Đề xuất tiếp theo

Các công cụ và kỹ thuật business analysis

Mặc dù ngày nay có rất nhiều công cụ và quy trình dành cho các nhà phân tích, nhưng việc tìm kiếm công cụ và quy trình phù hợp với doanh nghiệp của bạn có thể rất khó khăn. Dưới đây, chúng tôi đã liệt kê các kỹ thuật business analysis phổ biến nhất được sử dụng:

  1. MOST

MOST, viết tắt của Mission, Objectives, và Strategies, cho phép một nhà business analysis thực hiện phân tích nội bộ kỹ lưỡng. Phân tích này tập trung vào mục tiêu của tổ chức để đạt được cách giải quyết vấn đề.

  1. PESTLE

Pestle là viết tắt của Political, Economic, Sociological, Technological, Legal, và Environmental. Kỹ thuật này giúp doanh nghiệp đánh giá tất cả các yếu tố bên ngoài có thể có ảnh hưởng đối với doanh nghiệp và cách giải quyết chúng.

122-pestle

  1. SWOT

Viết tắt của Strengths, Weaknesses, Opportunities, và Threats. SWOT giúp bạn xác định các điểm mạnh và điểm yếu và cho phép phân bổ các nguồn lực cần thiết.

  1. MoSCoW

Còn được gọi là Must or Should, Could or Would. Kỹ thuật này cho phép bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các yêu cầu bằng cách trình bày một framework trong đó mọi yêu cầu được đánh giá so với những yêu cầu khác.

  1. CATWOE

Đây là từ viết tắt của Customers, Actors, Transformation Process, World View, Owner, và Environmental. Kỹ thuật CATWOE giúp nhận ra các quy trình có thể bị ảnh hưởng bởi bất kỳ hành động nào do doanh nghiệp thực hiện.

122-catwoe

  1. 5 chữ Why

Kỹ thuật này bao gồm các câu hỏi hàng đầu cho phép các nhà phân tích tìm ra nguyên nhân gốc rễ của bất kỳ vấn đề nào bằng cách hỏi tại sao tình huống đó lại xảy ra.

  1. Sáu chiếc mũ tư duy

Kỹ thuật Mũ tư duy giúp bạn xem xét các ý tưởng và quan điểm thay thế, được phân loại là:

  •   Màu xanh lá cây: tư duy sáng tạo
  •   Xanh lam: các cuộc thảo luận tổng quan / bức tranh lớn
  •   Màu trắng: tư duy logic, theo hướng dữ liệu
  •   Màu vàng: suy nghĩ tích cực, chủ yếu tập trung vào ưu điểm
  •   Màu đỏ: phản ứng dựa trên cảm xúc
  •   Đen: suy nghĩ đối lập, tập trung vào khuyết điểm

Kết luận

Bằng cách hiểu cấu trúc và động lực của tổ chức, business analysis sẽ cho phép bạn tìm ra các giải pháp hiệu quả hơn cho bất kỳ vấn đề nào có thể phát sinh trong doanh nghiệp. Với nhiều công cụ và kỹ thuật phân tích hiện có, bạn phải tìm ra những công cụ phù hợp nhất với doanh nghiệp của mình để mang lại kết quả tốt nhất. Nếu bạn muốn tìm hiểu sâu hơn về business analysis, hãy tham khảo khoá học Business Analysis Fundamentals của Nordic Coder.

(Theo reqtest.com)