0
Back-end

Hướng Dẫn Sử Dụng Jira Cho Người Mới Bắt Đầu – phần 2

05/06/2020

Ở phần 1 của bài viết, CEO Dave Negovt đã giới thiệu cho người đọc về công cụ tổ chức & quản lý dự án JIRA cùng những tính năng liên quan và cách sử dụng Jira hiệu quả. Ở phần này, ta sẽ cùng tìm hiểu thêm các bước thiết lập dự án với JIRA cũng như chi phí bạn sẽ phải bỏ ra cho công cụ này.

Xem phần I tại đây

Các cài đặt khác trong hệ thống quản lý dự án với JIRA

Có rất nhiều cách để bạn có thể tạo và tùy chỉnh kế hoạch quản lý dự án của mình trên JIRA. Những điều nêu ra dưới đây chỉ là một trong những cách hữu dụng nhất. Bạn có thể thử những phương án này bằng cách vào phần thiết lập dự án

Issue types (các loại vấn đề cần xử lý)

Phân loại ra các vấn đề cần xử lý sẽ giúp bạn có cái nhìn toàn cảnh về dự án của mình. Từ đó, bạn sẽ biết nên phân việc gì cho ai là tốt nhất, ước tính được thời gian tối ưu và cân nhắc được nên ưu tiên nhiệm vụ nào. Các dự án lớn thường có nhiều vấn đề để theo dõi & điều chỉnh tốt hơn (phải nhắc lại là các dự án đơn giản cũng không kém phần hữu dụng)

Để xem ví dụ cụ thể về việc bạn nên phân loại vấn đề, hãy đọc qua bài viết rất hay của Arcbees: “Avoid headaches: Use a Agile issue-type decision tree” (Để tránh đau đầu: Hãy dùng cây phân loại vấn đề  Agile)

Sau khi bạn đã lựa chọn Issue Types trong thanh menu cài đặt dự án, bạn có thể sửa tên, mô tả và hình đại diện của bất cứ loại vấn đề cần xử lý nào mà bạn đã đặt ra. Bạn cũng có quyền thêm những loại mới và xóa bỏ đi những loại bạn không còn dùng nữa.

Workflows (quy trình làm việc)

Thiết lập workflow giúp bạn định hình được con đường mà các vấn đề đang cần xử lý sẽ tiến triển, biến đổi giữa các trạng thái, hiểu rõ ai có quyền tạo ra các quá trình biến đổi hay tiến triển đó, điều kiện nào sẽ khiến những điều đó xảy ra và khi nào có thể dùng loại workflow bạn tạo ra. Việc tạo ra các workflow có thể nói là một trong những tính năng mạnh nhất của hệ thống quản lý dự án JIRA.

Ví dụ điển hình của một workflow khắc phục sự cố thường có 3 phần: Open (mở), In Progress (đang xử lý) và Resolved (đã khắc phục). Bạn có thể chỉ định 1 đội nào đó cho workflow và yêu cầu việc phải có sự phê duyệt cho các thay đổi của từng trạng thái.

Trong mục Setting chọn Issues, vào giao diện Workflows bạn sẽ thấy các workflow cụ thể trong dự án của mình. Bạn có thể sửa đổi, tạo các loại workflow mới và quản lý các kế hoạch workflow tại chính giao diện này. Video dưới đây sẽ hướng dẫn bạn cách làm:

Screens (Bảng giao diện, khung màn hình)

Một screen thường tổng hợp nhiều trường riêng biệt. Trong phần cài đặt Screens, bạn có thể tạo hay chỉnh sửa hoặc chỉ định chúng vào các loại sự kiện nhất định. Ví dụ, bạn muốn một screen nào đó thể hiện được trạng thái khi một vấn đề được tạo mới và một screen khác hiển thị khi vấn đề nào đó đã được xem. Mỗi lần qua một bước trong workflow, bạn có thể chọn một screen khác nữa.

Thiết lập các loại screen sẽ đòi hỏi đầu tư về thời gian, bù lại, nó giúp bạn tiết kiệm nhiều công sức về sau. Việc bạn chỉ thấy các trường bạn cần thấy ở bất thời gian nào, sẽ giúp bạn xử lý vấn đề nhanh hơn.

Custom fields (các trường tùy chỉnh) 

Ngoài các trường tiêu chuẩn, bạn có thể thêm hoặc sửa đổi các trường tùy theo nhu cầu của mình trong phần cài đặt Custom Fields. Nic Brough có viết một hướng dẫn nhỏ những cách thực hành tốt nhất cho các trường tùy chỉnh và hệ thống, bạn có thể xem qua nó.

JIRA Plugin & các bản tích hợp. 

Plugin và các bản tích hợp giúp mở rộng khả năng quản lý cho dự án của bạn trên JIRA. Từ việc theo dõi tiến độ tới vẽ biểu đồ hay quản lý danh mục đầu tư bạn đều có thể tìm được một plug-in cho mọi thứ. Bạn có thể cài đặt các plug-in trực tiếp từ Atlassian Marketplace hoặc tải lên các tệp plug-in

Dưới đây là một số các bản tích hợp & plug-in phổ biến cho JIRA

  • Hubstaff: cho phép theo dõi thời gian, quản lý tác vụ, hiệu suất liền mạch, không đứt đoạn và báo cáo thông qua màn hình máy tính, web hay ứng dụng điện thoại. 
  • Slack: Các ứng dụng dành cho việc giao tiếp trong team
  • Outlook: cung cấp bộ tích hợp email với JIRA
  • Salesforce: tự động chuyển đổi dữ liệu giữa nền tảng CRM của bạn và Jira
  • Google Sheets: xuất các vấn đề thẳng tới Sheets giúp bạn dễ dàng theo dõi.
  • Git Integration: hiển thị các ủy thác (commit), nhánh (branch) và dấu (tag) Git trong JIRA
  • Zephyr: cung cấp giải pháp quản lý kiểm thử.
  • ScriptRunner: một bộ tổng hợp các tính năng Groovy dành cho các workflow nổi bật và tự động hóa (cũng bao gồm cả một số lượng lớn tính năng JQL)
  • Structure: thêm hệ thống cấp bậc theo loại hình – cấp độ, đa dự án
  • Mail.Ru Calendar: cho phép bạn xem các vấn đề trong định dạng một bộ lịch.
  • JIRA Workflow Toolbox: thêm điều kiện, tính xác minh và các tính năng phía sau cho workflow.
  • Easybi Reports & Charts cho JIRA: tạo báo cáo, biểu đồ và bảng điều khiển điện tử.

Vào thời điểm tác giả viết bài viết này vào năm 2019, có hơn 1600 plug-in bạn có thể sử dụng để thêm vào hệ thống quản lý dự án trên JIRA của bạn. Để xem đầy đủ danh sách plug-in, mời xem tại: https://marketplace.atlassian.com/addons/app/jira 

Chi phí cho JIRA hết bao nhiêu?

Câu hỏi quan trọng nhất: để dùng JIRA, tôi sẽ mất bao nhiêu tiền? Nếu bạn chưa chắc chắn JIRA phù hợp với mình, bạn có thể dùng thử gói 7 ngày thử nghiệm để quyết định. Sau thời gian thử nghiệm, có một số phương án về chi phí cho bạn lựa chọn như sau:

  • Các team nhỏ: 10 USD/user/tháng với nhóm tối đa 10 người.
  • Các team đang phát triển: 75 USD/user/tháng cho nhóm tối đa 15 người. Nếu bạn có hơn 15 thành viên, có các gói với mức lên tới 2000 user cho bạn chọn.
  • Gói đăng ký lưu trữ đám mây (Cloud Subscriptions):
  • 1 – 10 user: 100 USD/gói thuê bao thường niên.
  • Trên 10 user: có các gói với mức lên tới 2000 user cho bạn chọn.

Để xem thêm về giá, mời bạn vào trang https://www.atlassian.com/software/jira/pricing

Giải quyết vấn đề với công cụ quản lý dự án JIRA

Bạn sẽ thấy choáng khi làm việc với JIRA bởi sức mạnh của phần mềm này. Đặc biệt, nếu bạn chỉ mới bắt đầu làm quen với nó. Nhưng khi nhìn từ khía cạnh tổng quan, bạn sẽ hiểu cách JIRA vận hành và biết nó có phù hợp với tổ chức của bạn hay không.

Dĩ nhiên, để trở thành một chuyên gia quản lý dự án với JIRA, bạn cần nhiều thời gian. Nhưng khi bạn đã chạm được tới ngưỡng đó, bạn sẽ trở thành một chuyên gia quản lý dự án đỉnh cao. Vì thế, hãy bắt đầu ngay hôm nay!

Khả năng thay thế tốt nhất của JIRA

Bài hướng dẫn này giúp bạn tận dụng tối đa lợi ích của JIRA trong việc quản lý dự án, tuy nhiên, bạn cũng hoàn toàn có thể lựa chọn loại công cụ khác thay thế.

Một trong những công cụ tác giả đề cập tới là Hubstaff  Task, công cụ cho phép bạn tạo ra các workflow, tính năng Agile và tập trung vào công việc với tốc độ nhanh nhất có thể.

Thoạt nhìn, bạn sẽ nhận thấy công cụ này cho phép các team có cái nhìn trực quan về công việc mình đang tiến hành với bảng điều khiển dạng Kanban và việc quản lý dự án được thực hiện bằng các thao tác kéo – thả dễ dàng.

Khi bạn đào sâu hơn, bạn sẽ nhận ra đây là công cụ thay thế tốt cho JIRA. Các mẫu dự án giúp bạn bắt đầu, việc tạo ra các workflow tùy chỉnh giúp loại bỏ sự dư thừa, tính năng sprints tập trung năng lực của team và cung cấp cho bạn thông  số insight chứng minh hiệu quả của team.

Kết hợp với bộ đếm giờ Hubstaff, đây là một platform cực kỳ mạnh giúp bạn quản lý dự án, thời gian và team của mình, hỗ trợ các team tăng tốc và các quản lý duy trì khả năng toàn diện của dự án.

Bạn có dụng JIRA không? Bạn thích điểm gì ở hệ thống này? Tính năng nào bạn cảm thấy hữu dụng nhất? Hãy chia sẻ những suy nghĩ của mình bằng cách bình luận bên dưới bài viết này nhé!