0
Blog

Quy trình làm business analysis

25/01/2021

Tham gia vào một dự án mới với tư cách là business analysis rất thú vị nhưng cũng có thể khá căng thẳng. Bạn có thể tự hỏi những điều được mong đợi từ bạn, những gì bạn nên làm và làm thế nào để đảm bảo thành công cho dự án của bạn.

Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu về quy trình business analysis 8 bước mà bạn có thể áp dụng cho dù bạn đang ở trong một môi trường phát triển nhanh hay môi trường truyền thống, cho dù bạn đang mua phần mềm bán sẵn hay xây dựng mã tùy chỉnh trong cộng đồng IT, cho dù bạn đang chịu trách nhiệm cho một dự án nhiều triệu đô la hoặc một dự án kéo dài một tuần.

130-business analyst plan

Tùy thuộc vào quy mô và độ phức tạp của dự án, bạn có thể thực hiện các bước này nhanh hay chậm, nhưng để đi đến kết quả thành công, bạn phải trải qua chúng.

Trước tiên, hãy xem quy trình này dưới đây cho thấy 8 bước khớp với nhau như thế nào và bạn có thể lặp lại chúng như thế nào trong một dự án business analysis điển hình.

Bây giờ chúng ta hãy xem xét từng bước trong 8 bước chi tiết hơn.

Bước 1 – Định hướng

Thông thường, với tư cách là các business analyst, chúng tôi dự kiến ​​sẽ đi sâu vào một dự án và bắt đầu đóng góp càng nhanh càng tốt để tạo ra tác động tích cực. Đôi khi dự án đã được tiến hành. Những lần khác có những khái niệm mơ hồ về dự án là gì hoặc tại sao nó tồn tại. Với tư cách là business analyst, chúng tôi phải đối mặt với rất nhiều sự mơ hồ và nhiệm vụ của chúng tôi là làm rõ phạm vi, yêu cầu và mục tiêu kinh doanh càng nhanh càng tốt.

Nhưng điều đó không có nghĩa là bạn phải bắt đầu nghiên cứu kỹ các yêu cầu chi tiết ngay lập tức. Làm như vậy rất có thể có nghĩa là bạn sẽ nhanh chóng bắt đầu sai hướng.

Dành một chút thời gian, cho dù đó là vài giờ, vài ngày hay nhiều nhất là vài tuần, để có định hướng sẽ đảm bảo bạn không chỉ tiến bộ nhanh chóng mà còn có thể trở thành người đóng góp hiệu quả và tự tin cho dự án.

Các trách nhiệm chính của business analysis trong bước này bao gồm:

  • Làm rõ vai trò của bạn với tư cách là business analyst để bạn chắc chắn tạo ra các sản phẩm đáp ứng nhu cầu của các bên liên quan.
  • Xác định các bên liên quan chính tham gia vào việc xác định các mục tiêu và phạm vi kinh doanh của dự án, cũng như bất kỳ chuyên gia về chủ đề nào, sẽ được tham vấn sớm trong dự án.
  • Hiểu lịch sử dự án để bạn không vô tình lặp lại công việc đã được thực hiện hoặc hủy bỏ các quyết định đã đưa ra trước đó.
  • Hiểu các hệ thống và quy trình kinh doanh hiện có để bạn có một bức tranh hợp lý rõ ràng về trạng thái hiện tại cần thay đổi.

Đây là bước để bạn học cách học những gì bạn không biết mà bạn không biết, có thể nói như vậy. Bước này cung cấp cho bạn thông tin bạn cần để thành công và hiệu quả trong bối cảnh của dự án cụ thể này.

Bước 2 – Khám phá các mục tiêu kinh doanh chính

Các business analyst và quản lý dự án rất phổ biến khi bắt tay ngay vào việc xác định phạm vi của dự án. Tuy nhiên, điều này có thể dẫn đến những cơn đau đầu không đáng có. Khám phá và đạt được thỏa thuận sớm về nhu cầu kinh doanh trong một dự án và trước khi xác định phạm vi là con đường nhanh nhất để tiến tới một dự án thành công.

Các trách nhiệm chính của bạn trong bước này bao gồm:

  • Khám phá kỳ vọng từ các bên liên quan chính của bạn – về cơ bản là khám phá “lý do” đằng sau dự án.
  • Điều chỉnh các kỳ vọng mâu thuẫn nhau để cộng đồng doanh nghiệp bắt đầu dự án với sự hiểu biết chung về các mục tiêu kinh doanh và không phải là duy nhất theo quan điểm của một người.
  • Đảm bảo các mục tiêu kinh doanh rõ ràng và có thể hành động để cung cấp cho nhóm dự án động lực và bối cảnh trong khi xác định phạm vi và sau này là các yêu cầu chi tiết.

Khám phá các mục tiêu kinh doanh chính tạo tiền đề cho việc business analysis, đảm bảo rằng bạn không phải kết thúc với một giải pháp giải quyết vấn đề sai hoặc thậm chí tệ hơn, với một giải pháp mà không ai có thể xác định là thành công hay không.

Bước 3 – Xác định phạm vi

Một tuyên bố rõ ràng và đầy đủ về phạm vi cung cấp cho nhóm dự án của bạn khái niệm về tương lai để thực hiện các nhu cầu kinh doanh. Phạm vi làm cho nhu cầu kinh doanh trở nên hữu hình theo cách mà nhiều người tham gia nhóm dự án có thể hình dung được sự đóng góp của họ cho dự án và việc thực hiện.

Các trách nhiệm chính của bạn trong bước này bao gồm:

  • Xác định phương pháp tiếp cận giải pháp để xác định bản chất và mức độ của các thay đổi về công nghệ và quy trình kinh doanh sẽ được thực hiện như một phần của việc thực hiện giải pháp cho các mục tiêu kinh doanh chính.
  • Soạn thảo một tuyên bố về phạm vi và xem xét nó với các bên liên quan công nghệ và kinh doanh chính của bạn cho đến khi họ chuẩn bị đăng xuất hoặc đăng nhập vào tài liệu.
  • Xác nhận trường hợp kinh doanh để đảm bảo rằng tổ chức của bạn vẫn có ý nghĩa khi đầu tư vào dự án.

Phạm vi không phải là một kế hoạch thực hiện, nhưng nó là tấm nền hướng dẫn tất cả các bước tiếp theo của quá trình business analysis và các nhiệm vụ của những người tham gia dự án khác.

Bước 4 – Lập kế hoạch business analysis của bạn

Kế hoạch business analysis của bạn sẽ mang lại sự rõ ràng cho quá trình business analysis sẽ được sử dụng để xác định thành công các yêu cầu chi tiết cho dự án này. Kế hoạch business analysis của bạn sẽ trả lời nhiều câu hỏi cho bạn và nhóm dự án của bạn.

Các trách nhiệm chính của bạn trong bước này bao gồm:

  • Chọn các loại business analysis phù hợp nhất, dựa trên phạm vi dự án, phương pháp luận của dự án và các khía cạnh chính khác của bối cảnh dự án.
  • Xác định danh sách cụ thể của các business analysis sẽ bao gồm hoàn toàn phạm vi của dự án và xác định các bên liên quan sẽ là một phần của việc tạo và xác nhận từng phân phối được.
  • Xác định các mốc thời gian để hoàn thành các business analysis.

Trong trường hợp không xác định được một kế hoạch đáng tin cậy và thực tế, một tập hợp các kỳ vọng có thể được xác định cho bạn và thường những kỳ vọng đó là không thực tế vì chúng không đánh giá đầy đủ mọi thứ đi vào việc xác định các yêu cầu chi tiết.

130-ba framework

Bước 5 – Xác định các yêu cầu chi tiết

Các yêu cầu chi tiết cung cấp cho nhóm triển khai của bạn thông tin họ cần để triển khai giải pháp. Chúng làm cho phạm vi có thể thực hiện được.

Nếu không có các yêu cầu chi tiết rõ ràng, ngắn gọn và có thể hành động được, các nhóm thực hiện thường lúng túng và không kết nối các điểm theo cách mang lại tình huống kinh doanh ban đầu cho dự án.

Các trách nhiệm chính của bạn trong bước này bao gồm:

  • Khai thác thông tin cần thiết để hiểu cộng đồng doanh nghiệp muốn gì từ một tính năng cụ thể hoặc thay đổi quy trình.
  • Phân tích thông tin bạn đã khám phá và sử dụng nó để tạo bản nháp đầu tiên của một hoặc nhiều tài liệu business analysis có chứa các yêu cầu chi tiết cho dự án.
  • Xem xét và xác nhận từng sản phẩm có thể phân phối với các bên liên quan kinh doanh và công nghệ thích hợp và đặt câu hỏi để lấp đầy bất kỳ khoảng trống nào.

Các business analyst hiệu quả trình tự một cách có ý thức các công việc của bạn sao cho hiệu quả nhất có thể trong việc thúc đẩy động lực của dự án về phía trước. Chú ý đến con đường quan trọng của dự án, giảm sự mơ hồ và phức tạp, đồng thời tạo ra chiến thắng nhanh chóng là tất cả các yếu tố cần xem xét khi sắp xếp thứ tự các sản phẩm của bạn.

Bước 6 – Hỗ trợ triển khai kỹ thuật

Trong một dự án điển hình sử dụng một business analyst, một phần quan trọng của giải pháp liên quan đến việc xây dựng nhóm triển khai kỹ thuật, tùy chỉnh và / hoặc triển khai phần mềm. Trong quá trình triển khai kỹ thuật, đây là nhiều nhiệm vụ hỗ trợ đáng giá để bạn tham gia sẽ giúp thúc đẩy sự thành công của dự án và đảm bảo đạt được các mục tiêu kinh doanh.

Các trách nhiệm chính của bạn trong bước này bao gồm:

  • Xem xét lại thiết kế giải pháp để đảm bảo nó đáp ứng tất cả các yêu cầu và tìm kiếm cơ hội đáp ứng các nhu cầu kinh doanh bổ sung mà không làm tăng phạm vi kỹ thuật của dự án.
  • Cập nhật và / hoặc đóng gói lại tài liệu yêu cầu để làm cho nó hữu ích cho quá trình thiết kế và triển khai công nghệ.
  • Tham gia với các chuyên gia đảm bảo chất lượng để đảm bảo họ hiểu bối cảnh kinh doanh đối với các yêu cầu kỹ thuật. Trách nhiệm này có thể bao gồm việc xem xét các kế hoạch thử nghiệm và / hoặc các trường hợp thử nghiệm để đảm bảo chúng thể hiện sự hiểu biết rõ ràng về các yêu cầu chức năng.
  • Luôn sẵn sàng trả lời các câu hỏi và giúp giải quyết mọi vấn đề nảy sinh trong quá trình thiết kế kỹ thuật, thực hiện kỹ thuật hoặc giai đoạn thử nghiệm của dự án.
  • Quản lý các yêu cầu thay đổi để đảm bảo rằng tất cả mọi người đều đang làm việc với tài liệu cập nhật và các bên liên quan thích hợp có liên quan đến tất cả các quyết định về thay đổi.
  • Khi thích hợp, các nỗ lực thử nghiệm chấp nhận người dùng hàng đầu được hoàn thành bởi cộng đồng doanh nghiệp để đảm bảo rằng việc triển khai phần mềm đáp ứng nhu cầu của người dùng cuối doanh nghiệp.

Tất cả những nỗ lực này giúp nhóm thực hiện hoàn thành các lợi ích dự kiến ​​của dự án và đảm bảo khoản đầu tư được thực hiện mang lại lợi nhuận tích cực.

Bước 7 – Giúp Doanh nghiệp Triển khai Giải pháp

Nhóm công nghệ của bạn có thể cung cấp một giải pháp mới sáng bóng đẹp mắt đáp ứng các mục tiêu kinh doanh về mặt lý thuyết, nhưng nếu người dùng doanh nghiệp của bạn không sử dụng nó như dự định và quay lại công việc kinh doanh như thường lệ, dự án của bạn sẽ không đạt được mục tiêu ban đầu. Các business analyst đang ngày càng tham gia vào giai đoạn cuối cùng của dự án để hỗ trợ doanh nghiệp.

Các trách nhiệm chính của bạn trong bước này có thể bao gồm:

  • Phân tích và phát triển tài liệu quy trình kinh doanh nhà nước tạm thời và tương lai trình bày chính xác những thay đổi cần thực hiện đối với quy trình kinh doanh.
  • Đào tạo người dùng cuối để đảm bảo họ hiểu tất cả các thay đổi về quy trình và thủ tục hoặc cộng tác với nhân viên đào tạo để họ có thể tạo tài liệu đào tạo phù hợp và cung cấp khóa đào tạo.
  • Cộng tác với người dùng doanh nghiệp để cập nhật các tài sản khác của tổ chức bị ảnh hưởng bởi quá trình kinh doanh và thay đổi công nghệ.

Bước này nhằm đảm bảo tất cả các thành viên của cộng đồng doanh nghiệp được chuẩn bị sẵn sàng để đón nhận những thay đổi đã được chỉ định như một phần của dự án.

Bước 8 – Đánh giá giá trị do Giải pháp tạo ra

Rất nhiều điều xảy ra trong suốt quá trình của một dự án. Kết quả kinh doanh được thảo luận. Chi tiết được làm việc thông qua. Các vấn đề, lớn và nhỏ, đều được giải quyết. Các mối quan hệ được xây dựng. Thay đổi được quản lý. Công nghệ được thực hiện. Người dùng doanh nghiệp được đào tạo để thay đổi cách họ làm việc.

Trong bối cảnh hoạt động sôi nổi và tập trung vào phân phối này, thật dễ dàng để đánh mất bức tranh toàn cảnh. Tại sao chúng tôi thực hiện tất cả những thay đổi này và chúng mang lại giá trị gì cho tổ chức? Và quan trọng hơn là chúng ta vẫn đang đi đúng hướng chứ? Có nghĩa là, giải pháp chúng tôi đang cung cấp có thực sự mang lại giá trị mà chúng tôi dự đoán ban đầu không?

Không có gì tạo ra động lực tích cực hơn trong một tổ chức hơn là một hồ sơ theo dõi các dự án thành công. Nhưng nếu chúng ta không dừng lại và đánh giá giá trị do giải pháp tạo ra, làm sao chúng ta biết được liệu chúng ta có đang thực sự vận hành từ một hồ sơ thành công hay không?

Các trách nhiệm chính của bạn trong bước này có thể bao gồm:

  • Đánh giá tiến độ thực tế đạt được so với mục tiêu kinh doanh của dự án để chỉ ra mức độ hoàn thành các mục tiêu ban đầu.
  • Thông báo kết quả cho nhà tài trợ dự án, và nếu thích hợp, cho nhóm dự án và tất cả các thành viên của tổ chức.
  • Đề xuất các dự án và sáng kiến ​​tiếp theo để thực hiện đầy đủ các mục tiêu kinh doanh đã định của dự án hoặc để giải quyết các vấn đề mới được phát hiện trong khi đánh giá tác động của dự án này.

Sau khi hoàn thành bước này, có thể bạn sẽ khám phá ra nhiều cơ hội hơn để cải thiện hoạt động kinh doanh, điều này sẽ dẫn bạn đến các dự án bổ sung.

(Theo bridging-the-gap.com)